KVKK Aydınlatma Metni

KVKK AYDINLATMA METNİ

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE GİRİŞ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" veya "Kanun") Madde 10 uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla; veri sorumlusu sıfatını haiz ÖRS EVCİL HAYVAN ÜRÜNLERİ DANIŞMANLIK İNŞAAT TURİZM SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ("ÖRS A.Ş.", "Woodsman" veya "Şirket") olarak, müşterilerimize, site ziyaretçilerimize ve ticari ilişki kurduğumuz tüm taraflara ait kişisel verilerin; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası'na, KVKK'ya ve ilgili ikincil mevzuata uygun olarak işlenmesine, korunmasına ve güvenliğinin sağlanmasına azami hassasiyet göstermekteyiz.

İşbu Aydınlatma Metni; www.woodsman.com.tr internet sitemizi ziyaret etmeniz, sitemize üye olmanız, alışveriş yapmanız veya operasyonel süreçlerimize (kargo, destek vb.) dâhil olmanız dolayısıyla şirketimize aktardığınız veya şirketimizce toplanan kişisel verilerinizin; hangi kategorilerde ve amaçlarla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplanma yöntemleri, hukuki sebepleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınız konusunda sizleri şeffaf bir şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Woodsman (ÖRS A.Ş.) olarak, internet sitemiz üzerinden sunduğumuz hizmetlerden güvenle faydalanabilmeniz ve ticari/yasal operasyonlarımızın eksiksiz yürütülebilmesi amacıyla aşağıda kategorize edilmiş kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

Kimlik ve İletişim Verileri: Adınız, soyadınız, (e-arşiv fatura düzenleme sınırları gereği veya kurumsal fatura taleplerinde zorunlu olarak) T.C. Kimlik Numaranız / Vergi Kimlik Numaranız, teslimat adresiniz, fatura adresiniz, cep telefonu numaranız ve e-posta adresiniz.
Müşteri İşlem ve Finansal Veriler: Sipariş ve sepet geçmişiniz, satın aldığınız ürünlere ait detaylar, iptal/iade ve değişim taleplerinize ilişkin kayıtlar, müşteri hizmetlerimizle gerçekleştirdiğiniz yazılı iletişimleriniz, (bedel iadesi gereken durumlarda) beyan ettiğiniz IBAN/banka hesap bilgileriniz ve aracı ödeme kuruluşu tarafından tarafımıza iletilen maskelenmiş (yalnızca ilk 6 ve son 4 hanesi görünen) kredi/banka kartı bilgileriniz.
İşlem Güvenliği Verileri: 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun uyarınca yasal olarak kayıt altına almakla yükümlü olduğumuz; sitemize erişim sağladığınız IP adresi bilgileriniz, site içi bağlantı ve gezinme (log) kayıtlarınız.
Görsel Kayıtlar (Sipariş/Paketleme Güvenliği): Siparişlerinizin eksiksiz ve hasarsız bir şekilde kargoya teslim edildiğini kayıt altına almak amacıyla; atölye ve depo alanlarımızda uygulanan "Videolu Paketleme" işlemleri esnasında güvenlik kameralarınca kaydedilen; sipariş içeriği ile birlikte kargo etiketi üzerinde yer alan ad, soyad ve adres bilgilerinizin de yansıdığı anlık görsel kayıtlar.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE VİDEOLU PAKETLEME SÜRECİ

Elde edilen kişisel verileriniz, Woodsman (ÖRS A.Ş.) tarafından Anayasa'nın 20. maddesine ve KVKK'nın 4. maddesindeki genel ilkelere (hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma) uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

Genel Ticari ve Operasyonel Amaçlar:

İnternet sitemiz üzerinden oluşturduğunuz siparişlerin alınması, onaylanması ve Mesafeli Satış Sözleşmesi'nin kurularak ifa edilmesi,
Vergi Usul Kanunu (VUK) ve ilgili mali mevzuat uyarınca e-fatura / e-arşiv fatura düzenlenmesi ve muhasebe kayıtlarının tutulması,
Satın aldığınız ürünlerin kargo firmaları aracılığıyla adresinize güvenle teslim edilmesinin sağlanması,
Satış sonrası destek hizmetlerinin verilmesi, iptal, iade, değişim taleplerinizin ve olası şikâyetlerinizin yönetilmesi,
Sitemizin bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve 5651 sayılı Kanun'dan doğan yükümlülüklerimizin (log kayıtları) yerine getirilmesi.

Videolu Paketleme Süreci (Özel Güvenlik ve İspat Amacı): Atölye ve depo alanlarımızda yürütülen "Videolu Paketleme" uygulaması kapsamında elde edilen ve kargo etiketinizin (ad, soyad, adres) de yansıdığı anlık kamera kayıtları;

Kargo paket içeriğinin eksiksiz, doğru ve hasarsız olarak kargo firmasına teslim edildiğinin kayıt altına alınması,
Olası "eksik ürün", "yanlış ürün" veya "boş kutu" şeklindeki tüketici itirazlarında maddi gerçeğin ortaya çıkarılarak her iki tarafın (şirketimizin ve müşterimizin) haklarının güvence altına alınması,
Olası uyuşmazlıklarda Tüketici Hakem Heyetleri ve Mahkemeler nezdindeki yasal "ispat yükümlülüğümüzün" yerine getirilmesi ve suistimal/dolandırıcılık girişimlerinin engellenmesi amaçlarıyla, yalnızca bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

4. PAZARLAMA FAALİYETLERİ VE TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ GÖNDERİMİ

Woodsman (ÖRS A.Ş.) olarak, siparişinizin durumuna (onay, kargo takibi, iptal/iade süreçleri) ilişkin size gönderdiğimiz zorunlu bilgilendirme mesajları (SMS/E-posta) ticari sözleşmenin ifası kapsamında olup, bu bilgilendirmeler için ayrıca onayınız aranmamaktadır.

Ancak; zorunlu hizmet bilgilendirmeleri kapsamı dışında kalan pazarlama ve reklam faaliyetleri kesinlikle şeffaf onaya tabidir. Bu kapsamda:

Yeni ürün tanıtımları,
İndirim, kampanya ve promosyon duyuruları,
Sepette unutulan ürün hatırlatmaları,
Bülten gönderimleri ve pazar araştırması anketleri,

gibi amaçlarla tarafınıza Ticari Elektronik İleti (SMS, E-posta, Telefon araması) gönderilebilmesi, yalnızca 6698 sayılı KVKK kapsamında vereceğiniz **"Açık Rıza"**ya ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında vereceğiniz **"Ticari İleti Onayı"**na bağlıdır.

Bu onaylar, sitemize üye olurken veya sipariş verirken karşınıza çıkan ilgili kutucukları (check-box) kendi özgür iradenizle ve aktif olarak işaretlemeniz şartıyla alınır. Tarafımızca toplanan bu ticari ileti onayları, yasal mevzuat gereği eşzamanlı olarak Ticaret Bakanlığı'na bağlı İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmektedir.

Onayı Geri Alma (Ret) Hakkı: Vermiş olduğunuz açık rızayı ve ticari ileti onayını dilediğiniz zaman, hiçbir gerekçe göstermeksizin ve ücretsiz olarak geri alabilirsiniz. Ret işlemini; size gönderilen SMS'lerin sonundaki "RET" talimatını uygulayarak, e-postaların alt kısmındaki "Bülten listesinden çık" linkine tıklayarak veya doğrudan e-Devlet kapısı üzerinden İYS (İleti Yönetim Sistemi) paneline girerek tek tıkla gerçekleştirebilirsiniz. Ret bildiriminizin tarafımıza ulaşmasını müteakip 3 (üç) iş günü içerisinde tarafınıza yönelik tüm pazarlama iletişimleri durdurulacaktır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Toplanma Yöntemleri: Kişisel verileriniz, Woodsman (ÖRS A.Ş.) tarafından; internet sitemizdeki üyelik/sipariş formlarının doldurulması, destek e-posta adresimiz (info@meraklipati.com.tr) üzerinden bizimle iletişime geçilmesi, site içi gezinme hareketlerinizi anonim olarak analiz eden çerezler (cookies) vasıtasıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır. Ayrıca, sipariş güvenliği amacıyla atölye/depo alanlarımızda fiziki ve elektronik entegre sistemler (güvenlik kameraları) aracılığıyla "Videolu Paketleme" görüntüleri otomatik olarak elde edilmektedir.

Hukuki Sebepler (Kanuni Dayanaklarımız): Toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere ve şartlara dayanılarak işlenmektedir:

KVKK m.5/2-(c) bendi uyarınca "Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması": Üyelik işlemlerinin yapılması, Mesafeli Satış Sözleşmesi'nin kurulması, siparişin alınması, ödeme onayı ve ürünlerin kargo ile teslim edilmesi.
KVKK m.5/2-(ç) bendi uyarınca "Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması": VUK gereği fatura düzenlenmesi, 5651 sayılı Kanun gereği IP/Log kayıtlarının tutulması ve 6502 sayılı Tüketici Kanunu'ndan doğan yasal yükümlülüklerimizin ifası.
KVKK m.5/2-(e) bendi uyarınca "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması": Atölyedeki "Videolu Paketleme" kayıtlarının alınarak kargo uyuşmazlıklarında ispat hakkımızın kullanılması, Tüketici Hakem Heyetleri ve Mahkemeler nezdindeki olası hukuki süreçlerin yürütülmesi.
KVKK m.5/2-(f) bendi uyarınca "İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması": Sahtecilik (fraud) kontrolünün yapılması, müşteri memnuniyetinin artırılması ve operasyonel süreçlerimizin güvenliğinin sağlanması.
KVKK m.5/1 uyarınca "Açık Rıza": Yalnızca ticari elektronik ileti (pazarlama, kampanya, SMS/E-posta) gönderimi süreçlerinde (açık rıza vermeniz halinde).

6. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI (Veri Paylaşımı)

Woodsman (ÖRS A.Ş.) olarak en temel prensibimiz; kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak ve gizliliğini korumaktır. Şirketimiz tarafından toplanan kişisel verileriniz, kesinlikle hiçbir ticari amaçla üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz veya keyfi olarak paylaşılmaz. Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesinde (Kişisel verilerin yurt içinde aktarılması) öngörülen şartlara ve yukarıda (Madde 5'te) belirtilen hukuki sebeplere uygun olarak, yalnızca operasyonel süreçlerin yürütülebilmesi amacıyla aşağıdaki kişi ve kurumlarla paylaşılmaktadır:

Kargo ve Lojistik Şirketleri: Satın aldığınız ürünlerin adresinize güvenle ve zamanında teslim edilebilmesi ile kargo takip süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla; kimlik (ad-soyad) ve iletişim (adres, telefon) verileriniz anlaşmalı olduğumuz yurtiçi kargo firmalarıyla (Örn: Yurtiçi Kargo, Aras Kargo vb.) paylaşılmaktadır.
Lisanslı Ödeme Kuruluşları ve Bankalar: Ödeme işlemlerinizin uluslararası PCI-DSS güvenlik standartlarında gerçekleştirilebilmesi, tahsilatın yapılması ve sahtecilik (fraud) kontrolleri amacıyla; finansal verileriniz ve sipariş tutarınız, doğrudan TCMB/BDDK lisanslı aracı ödeme kuruluşları (Örn: Iyzico, PayTR) ve ilgili bankalarla güvenli bağlantılar (SSL) üzerinden paylaşılmaktadır.
Mali Müşavirlik ve E-Fatura Entegratörleri: Vergi mevzuatından doğan yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, e-arşiv/e-fatura düzenlenmesi ve resmi muhasebe kayıtlarımızın tutulması amacıyla; kimlik, TC/VKN, adres ve sipariş tutarı verileriniz şirketimizin yasal mali müşavirleriyle ve lisanslı e-fatura entegratör yazılım firmalarıyla paylaşılmaktadır.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Kanunlardan doğan hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi veya bir hakkımızın tesisi, kullanılması ve savunulması amacıyla; talep edilmesi halinde ve yasal sınırlar dâhilinde kişisel verileriniz ve "Videolu Paketleme" görsel kayıtlarınız; Tüketici Hakem Heyetleri, Mahkemeler, İcra Daireleri, Emniyet Birimleri ve diğer yetkili idari/adli makamlarla paylaşılabilmektedir.
Teknoloji ve Altyapı Sağlayıcıları: Sitemizin teknik altyapısının barındırılması, veri tabanı güvenliği ve (yalnızca onay veren kullanıcılar için) SMS/E-posta bülten gönderimlerinin İYS (İleti Yönetim Sistemi) entegrasyonuyla yapılabilmesi amacıyla; sunucuları kesinlikle Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan yerli teknoloji, bulut ve yazılım altyapı sağlayıcılarıyla veri paylaşımı yapılmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ VE İMHA POLİTİKASI

Woodsman (ÖRS A.Ş.), işlediği kişisel verileri; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda şirketimiz, kişisel verileri sonsuza dek veri tabanlarında tutmamayı temel bir gizlilik prensibi olarak benimsemiştir.

Veri kategorilerine göre yasal saklama sürelerimiz aşağıdaki gibidir:

Finansal ve Ticari Kayıtlar (Faturalar vb.): 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) gereğince, siparişinize ait e-fatura/e-arşiv faturalar ve finansal kayıtlar 10 (on) yıl boyunca saklanmaktadır.
Sözleşmeler ve Tüketici İşlemleri: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun (TBK) genel zaman aşımı süreleri ile 6502 sayılı Tüketici Kanunu gereğince, tarafınızla akdedilen Mesafeli Satış Sözleşmesi ve sipariş detayları işlemin gerçekleştiği tarihten itibaren 10 (on) yıl süreyle muhafaza edilir. (Elektronik Ticaret mevzuatı kapsamındaki teknik işlem logları 3 yıl saklanır).
İşlem Güvenliği (IP ve Log) Kayıtları: 5651 sayılı Kanun gereği tutulması zorunlu olan site içi gezinme ve IP trafik (log) kayıtları 2 (iki) yıl süreyle saklanmaktadır.
Görsel Kayıtlar (Videolu Paketleme): Kargo güvenlik süreçlerinde alınan atölye kamera kayıtları, olası bir kargo veya teslimat uyuşmazlığının yasal şikâyet süreleri göz önünde bulundurularak periyodik olarak (genel uygulamada 6 ay - 1 yıl aralığında) saklanmakta ve uyuşmazlık riski ortadan kalktığında sistemden silinmektedir.
Ticari Elektronik İleti Onayları: İleti Yönetim Sistemi (İYS) veya doğrudan şirketimize ilettiğiniz "Açık Rıza / Ticari İleti Onayı" ret (iptal) talebinizin gerçekleştiği tarihten itibaren kayıtlar yasal olarak 3 (üç) yıl daha saklanmaktadır.

İmha ve Anonimleştirme: Yukarıda belirtilen yasal zaman aşımı ve zorunlu saklama sürelerinin dolması veya verinin işlenmesini gerektiren hukuki sebeplerin tamamen ortadan kalkması halinde; kişisel verileriniz, şirketimizin hazırlamış olduğu "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" uyarınca re'sen (kendiliğinden) veya İlgili Kişi'nin (sizin) talebi üzerine geri döndürülemeyecek şekilde silinir, yok edilir veya kimliği belirsiz (anonim) hale getirilir.

8. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI VE BAŞVURU USULÜ (KVKK Madde 11)

Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız: Kanun'un "İlgili kişinin haklarını düzenleyen" 11. maddesi kapsamındaki haklarınız aşağıda sayılmıştır:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme (Unutulma Hakkı),
Düzeltme, silinme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru Usulü ve İletişim Kanalları: Yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak ve kişisel verilerinizle ilgili her türlü talebinizi Şirketimize iletmek için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki kanallardan birini tercih edebilirsiniz:

E-Posta Yoluyla Başvuru: Sistemimizde kayıtlı bulunan veya üyeliğinizi oluştururken kullandığınız e-posta adresiniz üzerinden, taleplerinizi açıkça belirterek info@meraklipati.com.tr adresine e-posta gönderebilirsiniz.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Yoluyla: Hukuki geçerliliği en yüksek yöntem olarak, şirketimizin resmi KEP adresine [SirketKayıtlıKKEPAdresi@hs01.kep.tr] güvenli elektronik imzanız (e-imza) veya mobil imzanız ile başvuru yapabilirsiniz.
Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile kimliğinizi tespit edici belgeleri de ekleyerek, şirket merkezimizin bulunduğu [Şirketin Açık Fiziki Adresi - Ankara] adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç 30 (otuz) gün içinde kural olarak ücretsiz sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.